Perencanaan Dan Analisis Sistem
Analisis Sistem merupakan Penguraian dari suatu sistem
informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang
terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.
Perencanaan sistem adalah proses membuat sebuah laporan
perencananaa sistem yang menggunakan sumber sistem informasi yang berhubungan
dan mendukung tujuan bisnis dan operasi organisasi.
Perencanaan sistem dilakukan saat suatu kegiatan akan
berjalan.tujuannnya untuk melihat kesempatan memanfaatkan teknologi informasi
dan membangun proyek sistem yang mendukung tujuan bisnis.
A. Perencanaan
sistem dan analisis kelayakan
Dalam Perencanaan sistem harus memperhatikan faktor
kelayakan dari rencana tersebut,yang mengutamakan kemungkinan keberhasilan dari
sistem yang akan dikembangkan.
Perencanaan sistem dan analisis sistem mencakup 7 tahap
yaitu :
1.
Pembahasan dan perencanaan pada tingkat manajemen
puncak.
2.
Penetapan dewan pengarah perencanaan sistem.
3.
Penetapan tujuan dan batasan keseluruhan.
4.
Pengembangan perencanaan sistem informasi strategik.
5. Identifikasi dan memprioritaskan area spesifik dalam
organisasi sebagai focus pengembangan sistem.
6. Pembuatan proposal sistem untuk mendukung dasar
analisis dan perancangan awal sub system tertentu.
7.
Pembentukan tim untuk tujuan analisis perancangan awal
sistem.
Analisis kelayakan bertujuan untuk menentukan kemungkinan
keberhasilan solusi yang diusulkan. Analisis kelayakan berguna untuk memastikan
bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar – benar dapat dicapai dengan sumber
daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada perusahaan serta
dampak terhadap lingkungan sekeliling.
B. Langkah
- Langkah Analisis Sistem.
B.1. Identifikasi
Masalah.
Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan
dalam tahap analisis sistem. Tugas yang harus dilakukan analis sistem adalah :
1.
Mengidentifikasi penyebab masalah
2.
Mengidentifikasi titik keputusan
3.
Mengidentifikasi personil – personil kunci.
B.2. Memahami
Sistem Yang sudah Berjalan.
Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara
terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat
diperoleh dengan cara melakukan penelitian.Sejumlah data perlu dikumpulkan
dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada yaitu wawancara, observasi,
daftar pertanyaan dan pengambilan sampel.
B.3. Melakukan
analisis.
Langkah ini dilakukan berdasarkan data yagn telah diperoleh
dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Berdasarkan pertanyaan dan kriteria
ini, selanjutnya analis sistem akan dapat melakukan analis dari hasil
penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan dan permasalahan dari sistem
yang ada.
B.4. Laporan
Analisis.
Laporan hasil analisis diserahkan ke Panitia Pengarah yang
nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan
panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis
yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini.
C. Teknik
- Teknik Pengumpulan Fakta.
Fakta merupakan bagian dari informasi yang menunjukkan
realita , situasi, dan relasi yang menjamin analisis permodelan
C.1.
Wawancara
Pendekatan
Bermanfaat untuk mendekatkan analis dengan para pembuat
keputusan dan masalah-masalah yang mereka hadapi dan untuk mengakrabkan
pembicaraan dan meningkatkan perhatian para manajer. Wawancara pendekatan juga
memungkinkan analis sistem untuk menetapkan hubungan kerja dengan manajer.
Tekanannya adalah membina kepercayaan dan membuka hubungan komunikasi, dan
bukan pada pengumpulan fakta.
C.2.
Wawancara
Terstruktur
Tujuannya adalah untuk menjawab kumpulan pertanyaan
tertentu. Seringkali bermanfaat untuk melakukan wawancara lanjutan yang lebih
rinci. Setelah menelaah hasil wawancara pendekatan ini, analis harus membuat
daftar pertanyaan spesifik, yang jika dijawab, akan membantu memahami penyebab
masalah.
Penting untuk membuat membuat catatan tertulis selama dan
setelah wawancara. Anggota kunci dari tim analis sistem harus bertemu dan
membahas hasil-hasilnya. Pertanyaan tambahan dapat dibuat untuk digunakan dalam
wawancara tambahan.
Beberapa hal penting dari wawancara harus dicatat. Pertama,
sangat mungkin orang yang diwawancarai tidak bersikap kooperatif. Masalah kedua
adalah jawaban para manajer yang bias, jika mereka menganggap analis sistem
sebagai pengganggu yang masuk ke lingkungan mereka atau sebagai penghambat
posisi pekerjaan mereka. Akhirnya, wawancara mengandung masalah seni
mendengarkan. Pewawancara yang efektif akan memberikan kesempatan lebih banyak
untuk berbicara kepada orang yang diwawancarainya.
C.3.
Kuesioner
Terbuka
Teknik pengumpulan fakta dimana orang memberikan jawaban
tertulis atas pertanyaan yang lebih bersifat umum daripada spesifik. Kuesioner
tertulis memiliki beberapa kelebihan dibandingkan wawancara pendekatan.
Pertama, manajer memiliki waktu yang lebih banyak untuk memikirkan pertanyaan
tertentu sebelum memberikan tanggapan. Kedua, dalam banyak situasi, tidaklah
layak untuk melakukan wawancara dengan seluruh karyawan, terutama jika jumlah
karyawan, terutama jiika jumlah karyawan sangat banyak. Kuesioner tertulis
dapat diisi tanpa nama.
C.4.
Kuesioner
Tertutup
Merupakan teknik yang bermanfaat untuk mengumpulkan jawaban
untuk pertanyaan dalam jumlah besar. Kuesioner tersebut sangat efektif dalam
banyak situasi, termasuk mengumpulkan informasi mengenai pengendalian intern.
Beberapa masalah yang timbul, salah satunya adalah jumlah pertanyaan yang
banyak akan membuat jawaban menjadi dangkal. Bahaya yang kedua adalah bahwa
karyawan umumnya lebih suka menjawab sedikit pertanyaan. Batasan utama
pertanyaan rinci adalah adanya risiko dimana justru pertanyaan yang penting
yang terabaikan. Masalah utama akan benar-benar tidak terdeteksi oleh kuesioner
karena tidak ada pertanyaan yang berkaitan dengan masalah yang dimaksud.
C.5.
Penelaahan
Dokumen
Dokumen-dokumen penting harus ditelaah sebelum melakukan
wawancara. Dokumen-dokumen ini dapat membantu analis untuk memperoleh pemahaman
menyeluruh mengenai organisasi. Perlu diingat bahwa sistem umumnya tidak
beroperasi dan dijalankan sesuai yang didokumentasikan. Analis tidak pernah
mendasarkan pada dokumentasi pada saat menguraikan kinerja atau operasi sistem.
Jika dokumen sudah mewakili kebijakan perusahaan berjala, maka pelanggaran atas
kebijakan dapat dibuktikan.
C.6.
Observasi
Observasi operasi actual atas sistem yang dipelajari akan
memberikan cara pandang yang tidak dapat diperoleh dengan cara lain. Observasi
dapat bermanfaat untuk mengkonfirmasikan informasi yang diperoleh dari
kuesioner dan wawancara. Teknik observasi yang bermanfaat adalah melihat
transaksi yang akan diproses melalui keseluruhan sistem.
D. Teknik-teknik mengorganisasikan fakta
Teknik
|
Tujuan
|
Pengukuran kerja
|
Mengikhtisarkan sumberdaya yang dibutuhkan untuk
berbagai tugas.
|
Distribusi kerja
|
Mengikhtisarkan penggunaan jam kerja karyawan untuk
pelaksanaan tugas-tugas.
|
Bagan arus
Umum
Arus keputusan
Arus data logis
Sistem rinci
|
Menggambarkan secara grafis arus dan hubungan dan
kebutuhan-kebutuhan proses, dengan focus pada modularitas.
|
Analisis keputusan
|
Mengikhtisarkan keputusan dan informasi yang
dibutuhkan.
|
Analisis fungsional
|
Mengikhtisarkan fungsi dan informasi yang berkaitan.
|
Fungsi hirarkis
|
|
Analisis matriks
|
Mengiktisarkan data masukan/keluaran yang berkaitan.
|
Naratif
|
Ikhtisar tertulis.
|
Ikhtisar file/laporan
|
Teknik untuk mengorganisasikan fakta terdiri dari :
a. Analisis
pengukuran kinerja
Aspek penting
analisis sistem adalah pengukuran aktivitas-aktivitas kerja. Tujuan pengukuran
kinerja adalah menganalisis tugas tertentu dan mengikhtisarkan jumlah masukan
yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Tujuan utama analisis pengukuran
kerja adalah mempelajari dan mengukur efisiensi tugas-tugas pekerjaan tertentu.
Analis seringkali menggunakan uji petik statistic dimana sampel acak transaksi
diobservasi secara periodic, maka dapat dibuat kesimpulan umum.
b. Analisis
Distribusi kerja
Perbedaan
utama adalah bahwa analisis distribusi kerja berfokus pada tugas-tugas tertentu
individu tertentu, sementara analisis pengukuran kinerja berfokus pada satu
tugas tertentu. Analisis pengukuran kerja dan analisis distribusi kerja akan
menjadi alat bukti yang efektif untuk mempelajari pemanfaatan
sumberdaya-sumberdaya perusahaan. Teknik-teknik ini memberikan pemahaman yang
mendalam mengenai pekerjaan-pekerjaan dalam sistem yang sedang dipelajari.
c. Analisis
Fungsional
Transaksi-transaksi
diuraikan dalam bentuk pelaksanaan fungsi tertentu.Aplikasi yang sangat berguna
adalah analisis fungsional hierarchies.
Cara yang
sangat bermanfaat untuk mengembangkan pendekatan analisis fungsi hierarchies
adalah dengan menambahkannya dengan diagram arus data logis dan bagan arus
dokumen.
Diagram
fungsi hierarchies yang memuat bagan arus pendukung menunjukkan masukan,
keluaran, dan proses yang disebut HIPO (Hierarki, ditambah masukan, proses,
keluaran
Secara
keseluruhan, HIPO memiliki kelebihan dibandingkan bagan arus sederhana karena
menunjukkan sistem informasi dalam
bentuk modul2 dan mengaitkan modul-modul tersebut dengan informasi dalam
organisasi.Analisis modular terutama bermanfaat dalam memfokuskan rancangan
area-area tertentu.
d. Analisis
Matriks
Terdapat baik
sumber maupun penggunaan informasi , sehingga diagram jenis ini kadang-kadang
disebut sebagai diagram sumber dan penggunaan informasi.Dalam praktik, analis
sistem menggunakan beragam matriks.Sebagai contoh, baik pengukuran kerja maupun
analisis distribusi kerja mencakup matriks.Satu masalah penting yang dihadapi
perancang sistem adalah spesifikasi tata letak catatan dan struktur
file.Diagram masukan/keluaran memberikan referensi yang bermanfaat untuk
masalah perancangan ini.Dagram masukan/keluaran memliki kekurangan karena tidak
menggambarkan arus informasi.
E. Analisis Sistem Terstruktur.
Salah satu pendekatan formal pertama untuk analisis sistem
informasi. Analisis ini terfokus pada aliran data dan proses bisnis dan
perangkat lunak. Analisis ini disebut proses oriented. Analisis terstruktur
sederhana dalam konsep. Proses analis menggambarkan serangkaian proses dalam
bentuk diagram alir data (Data Flow Diagram) yang menggambarkan proses yang ada
atau yang diusulkan bersama-sama dengan input , output dan file mereka.
Sumber :
http://fajarnurhapiz.blogspot.com
http://fibyasmarini.blogspot.com
http://galileileoleo.blogspot.com
Tidak ada komentar:
Posting Komentar