Bab XIII. Perancangan Sistem

Perancangan System

Perancangan system disebut sebagai formulasi cetak biru sistem yang lengkap. Perancangan system berproses dari bersifat umum ke khusus. Berdasarkan tujuan-tujuan umum yang harus dicapai, maka memungkinkan untuk membuat spesifikasi rinci, seperti struktur database, tata letak catatan, dan format-format laporan khusus.

A.     Langkah-langkah dalam perancangan system :

1.      Evaluasi berbagai alternatif rancangan.

Perancangan system harus menyajikan pemecahan untuk masalah spesifik.Perhitungan alternatif-alternatif rancangan.

Dalam merancang system yang lengkap, ada dua pendekatan umum:

- Merancang system benar-benar dari awal.

- Perancang memilih dan merekomendasikan system pra-buat (yang telah dirancang secara intern) sehingga menghasilkan system baru yang lengkap.

Seringkali, dihadapi pada perancangan system berjalan tidak berfungsi secara memadai. Oleh karena itu, perlu untuk merancang perubahan-perubahan atas system berjalan. Melalui dua pendekatan :

a) Memodifikasi data yang dikumpulkan dan laporan yang dihasilkan.

b) Merancang ulang system berjalan mencakup mengorganisasi ulang tanggung jawab pekerjaan.

Terakhir, beberapa alternatif perancangan dapat diaplikasikan baik untuk system baru atau untuk memodifikasi system berjalan.salah satu alternatif umum dapat mencakup pertimbangan apakah system tertentu harus dikomputerisasikan. Alternatif umum lainnya dapat mencakup penentuan apakah system akan dibuat tersentralisasiatau terdesentralisasi.

Alternatif-alternatif umum dalam perancangan.

2.      Mengevaluasi alternatif-alternatif

Alternatif telah disusun dan didokumentasikan dengan seksama, untuk memudahkan membandingkan alternatif tersebut. Kriteria alternatif :

a) Biaya vs manfaat

b) Harus memenuhi seluruh tujuan system yang utama

c) Kelayakan secara teknis maupun operasional

d) Alternatif perancangan terbaik dipilih oleh manajemen puncak.

3.      Pembuatan spesifikasi-spesifikasi rancangan

Para perancang harus bekerja mundur (backward) dari keluaran ke masukan. Sejalan dengan tujuan system, perancang harus merancang seluruh laporan manajemen dan dokumen keluaran pada langkah pertama dari proses. Jika seluruh keluaran dokumen telah dispesifikasi, masukkan data dan langkah-langkah pemrosesan secara otomatis ditentukan. Jika keputusan telah dibuat, perancang kemudian membentuk pengendalian-pengendalian yang tepat.

Perancangan elemen-elemen system.

4.      Pembuatan dan penyampaian spesifikasi-spesifikasi rancangan system (SUCI)

Spesifikasi rancangan lengkap harus disajikan dalam bentuk proposal. Proposal rancangan terinci, harus mencakup masalah-masalah pentin untuk mengimplementasikan proyek perancangan secara actual. Secara umum, mencakup kerangka waktu spesifik penyelesaian, anggaran, dan deskripsi kebutuhan personal dan juga bagan arus dan diagram-diagram lainnya yang menjelaskan system yang diimplementasikan. Untuk pemrosesan data, kebutuhan rincian yang berkaitan dengan perangkat keras dan perangkat lunak harus disajikan.

Selanjutnya, rincian khusus yang berkaitan dengan masukkan data dalam system (metode masukan,prosedur memilih data masukan, dan isi masukan data) harus dibuat. Terakhir, dalam seluruh kasus, informasi volume dan biaya khusus harus dibuat.

Analisis terinci atas pengendalian dan pengukuran keamanan dikaitkan dengan proposal perancangan untuk mempertimbangkan perancangan dengan mencakup persimpangan antara pengendalian intern dengan efisiensi.

B.     Pertimbangan-Pertimbangan Perancangan Umum

1.      Perancangan Keluaran

Pertimbangan pertama dan paling penting dalam perancangan keluaran adalah efektivitas biaya, karena investasi dalam system informasi sama seperti pengeluaran anggaran modal lainnya, harus dievaluasi dengan dasar biaya/manfaat. Tujuannya adalah memaksimalkan rasio manfaat terhadap biaya dan memenuhi tujuan system tertentu. Laporan harus mencakup informasi yang relevan, karena akan berakibat pada peningkatan biaya informasi.

2.      Perancangan Database

Database perusahaan harus dipadukan, keterpaduan (integrasi) menghindarkan pengumpulan dan pemeliharaan unsure data yang sama dalam lebih dari satu tempat dalam perusahaan. Pertimbangan lain yaitu standarisasi, seluruh unsure data dimasukkan dalam format standard an membuat nama jika digunakan untuk lebih dari satu tempat.

3.      Pemrosesan Data

Pertimbangan dalam pemrosesan data berkaitan dengan masalah keseragaman dan keterpaduan. Seluruh system pemrosesan data perusahaan berjalan sesuai denagn rencana-rencana umum. Pendekatan ini memungkinkan para pemakai secara bebas memindahkan dokumen dari satu system ke system lainnya.

4.      Masukan Data

Pertimbangan sulit dalam perancangan system masukan data yaitu akurasi. Penggunaan dokumen sumber yang dirancang secara baik akan mendorong karyawan untuk mencatat data secar akurat tanpa penghilangan-penghilangan.

Pengendalian dan Pengukuran-Pengukuran Keamanan. Pengendalian yang komprehensif dan tepat harus ditetapkan untuk setiap tahap dalam proses perancangan system. Ini merupakan suatu area dimana akuntan dapat memainkan peran penting pada saat bekerja dengan tim perancangan.

C.     Teknik-Teknik Perancangan

Perancangan system merupakan aktivitas kreatif. Banyak alat yang digunakan dalam analisis system. Seperti analisis masukan/keluaran, bagan arus system, diagram arus data, diagram WarnierOrr.

1.      Perancangan Formulir

Formulir merupakan penghubung antara pemakai dengan system itu sendiri. Perancangan system harus berfokus pada pembuatan dokumen yang biasa menjadi penghubung yang efektif antar manajer dan system informasi. Tekni-teknik:

·        Lembar Analisis Formulir. Mengikhtisarkan seluruh masalah yang relevan dengan order pembelian. Informasi tertentu yang penting yang berkaitan dengan biaya dan penggunaan formulir juga dicakupkan.

·        Diagram Hirarki Data. Pada elemen data dan hubungan hirarkis antara elemen satu dengan lainnya.

·        Bagan Tata Letak Formulir. Mencakup penggunaan kisi-kisi dimana setiap unsure berhubungan dengan lokasi tertentu dalam layar video, printer computer, media lainnya.

2.      Perancangan Database

Teknik perancangan database yaitu diagram struktur data, tata letak catatan, lembar analisis file, matriks yang berhubungan dengan file. Diagram struktur data mendefinisikan hubungan:

·        Diagram tata letak. Menunjukkan berbagai field data dalam catatan.

·        Lembar analisis file. Memberikan kepada perancang system seluruh informasi relevan yang berkaitan dengan isi file tertentu.

·        Matriks yang berkaitan dengan file. Menunjukan hubungan antara file, isi, & penggunaannya.

3.      Paket-Paket Perancangan Sistem

Tujuannya adalah untuk membantu perancang dalam melakukan pendekatan secara sistematis untuk memecahkan masalah tertentu. Serta membantu perancang menstrukturkan masalah perancangan yang akan menghemat waktu. CASE merupakan teknologi perangkat lunak computer yang mendukung bidang rekayasa terotomasi untuk pengembangan dan pemeliharaan perangkat lunak.

Keunggulan perangkat lunak yang dibeli:

·        Lebih murah. Biaya pengembangan tanggungan pembeli bukan pembuat.

·        Sudah siap pakai. Beberapa organisasi telah menggunakan paket untuk beberapa bulan.

·        Perusahaan dapat mencoba produk sebelum melakukan investasi uang bernilai besar.

Kekurangannya adalah bahwa paket tersebut sangat jarang memenuhi kebutuhan perusahaan. Paket perangkat lunak yang dikhususkan diperuntukkan pada pemakai tertentu. Pembelian setiap perangkat keras atau lunak merupakan kesalahan jika pembelian dipengaruhi oleh anggapan harga.

Sumber :

http://galileileoleo.blogspot.com