BAB V APLIKASI – APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN & PENGELUARAN

1.      Aplikasi – aplikasi Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Terdapat empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan :

1.      Entri Pesanan Penjualan :

•          Mengambil pesanan dari pelanggan.

•          Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan.

•          Memeriksa ketersediaan persediaan.

2.      Pengiriman

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap :

•          Mengambil dan mengepak pesanan.

•          Mengirim pesanan tersebut.

3.      Penagihan dan Piutang Usaha

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan :

•          Penagihan ke para pelanggan.

•          Memelihara data piutang usaha.

4.      Penagihan Kas

•          Menangani kiriman uang pelanggan.

•          Menyimpannya ke bank.

Entri Pesanan Penjualan (Aktivitas 1)

Fungsi entri pesanan penjualan mencakup tiga aktivitas utama, yaitu :

1. Mengambil pesanan dari pelanggan

2. Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan

3. Memeriksa ketersediaan persediaan

Bagaimanapun data pesanan pelanggan diterima pada awalnya, merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan akurasi yang menyeluruh:

-          Pemeriksaan validitas, Uji kelengkapan

-          Uji kewajaran

-          Persetujuan kredit

-          Otorisasi umum, Batas kredit

-          Otorisasi khusus:Pemeriksaan batas

Langkah berikutnya adalah, menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut. Internally generated documents produced by sales order entry:

-          Pesanan penjualan

-          Slip pengepakan

-          Kartu pengambilan barang

Pengiriman (Aktivitas 2)

Warehouse workers are responsible for filling customer orders by removing items from inventory. Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan informasi:

-          Menentukan metode pengiriman.

-          in-house

-          outsource

Dokumen, catatan, dan prosedur:

·          Kartu pengambilan printed by the sales order entry triggers the shipping process and is used to identify which products to remove from inventory.

·          Jumlah phisik dibandingkan dengan kuantitas pada kartu pengambilan dan slip pengepakan.

·          Beberapa tempat pemeriksaan dibuat dan dokumen pengiriman dipersiapkan.

Penagihan dan Piutang Usaha (Aktivitas 3)

Dua aktivitas yang dilakukan pada stage siklus pendapatan ini adalah:

1.      Invoicing customers

2.      Maintaining customer accounts

 Jenis sistem penagihan:

·           Dalam sistem setelah penagihan, faktur dipersiapkan setelah confirmasi bahwa barang-barang dikirim.

·          Dalam sistem pra penagihan, faktur dipersiapkan (tetapi tidak dikirim) sesegera pesanan disetujui.

·          Persediaan, piutang dagang, dan file buku besar diperbaharui pada waktu ini.

Metode-metode pengurusan piutang dagang:

·           Metode faktur terbuka

·           Metode pembayaran gabungan

Penagihan Kas (Aktivitas 4)

Dua bagian yang terlibat dalam aktivitas ini adalah:

1.      Kasir

2.      Fungsi piutang dagang

Keputusan-keputusan penting dan Kebutuhan Informasi:

1.      Pentingnya pengurangn pencurian kas.

2.      Fungsi penagihan piutang dagang seharusnya tidak mempunyai akses phisik ke kas atau cek.

3.      Fungsi piutang dagang harus mampu mengidentifikasi sumber suatu pengiriman uang dan vaktur aplikasi harus dikredit.

Dokumen, catatan, dan prosedur:

1.      Cek diterima dan dikirim (disimpan).

2.      Daftar pengiriman uang dipersiapkan dan dimasukkan secara on-line pelanggan, nomor faktur, dan jumlah setiap pembayaran.

3.      The system performs a number of on-line edit checks to verify the accuracy of data entry.

Model Data Siklus Pendapatan

KET.

PD                   = Piutang Dagang                         BB                = Buku Besar

PNGHN           = Penagihan                                 OP                 = Order Penjualan

PGRMN           = Pengiriman                               CUSTM         = Pelanggan

KUNCI ARUS DATA

1. Order                                                        8 . Pengiriman

2. Order Penjualan                                       9 . Nota Pengiriman

3. Order Penj. di ACC                                  10. Faktur

4. Order Pengiriman                                     11. Memo Pemindahbuku

5. Slip Pengepakan                                       12. Voucher Jurnal

6. Memo Penagihan                                      13. Pengendalian Total

7. Nota Pengiriman

2.      Aplikasi – aplikasi Siklus Pengeluaran :

Sikklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Siklus Pengeluaran : Keputusan-keputusan penting :

•          Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang akan ditanggung?

•          Pemasok manakah yang memberikan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik ?

•          Dimanakah persediaan dan perlengkapan akan disimpan ?

•          Bagaimana cara organisasi mengkonsolidasi pembelian di lintas unit untuk mendapatkan harga yang optimal ?

•          Bagaimana TI dapat digunakan untuk meningkgatkan baik efisiensi maupun keakuratan fungsi logistik inbound ?

•          Apakah tersedia cukup kas untuk memanfaatkan diskon yang diberikan oleh pemasok ?

•          Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas ?

Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran :

1.      Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.

Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan. Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]). Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.

Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :

–                    MRP (material requirement planning). Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan. Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.

–                    JIT (just in time). Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan. Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.

Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:

Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini :

–       Peminta dan mengidentifikasi nomor barang

–       Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan

–       Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta

–       Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan

–       Menetukan pemasok (vendor)

Faktor-faktor apakah yang harus dipertimbangkan dalam membuat keputusan adalah

§  Harga, kualitas bahan baku

§  Dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman

Pesanan pembelian adalah sebuah dokumen atau formulir elektronis yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan. Pesanan pembelian juga merupakan janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak begitu pemasok menyetujuinya.

2.      Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan) :

•          Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.

•          Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:

•          Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:

–     Memutuskan apakah menerima pengiriman

–     Memeriksa jumlah dan kualitas barang

•          Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:

•          Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.

Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.

3.      Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembayaran.

– Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar

– Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran

Tujuan utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima.

Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor :

–  Sistem tanpa voucher

–  Sistem Voucher

Model Data Siklus Pengeluaran :

KUNCI ARUS DATA

1. Permohonan                                 8. Laporan Penerimaan

2. Pemberitahuan                              9. Pemberitahuan Penerimaan

3. Order Pembelian                           10. Faktur

4. Nota Pembelian                            11. Faktur Disahkan

5. Nota Penerimaan                          12. Paket Tanda Bukti

6. Pengiriman                                   13. Pembayaran

7. Nota Penerimaan