BAB X
SISTEM PEMROSESAN DATA ELEKTRONIK
1. Sistem Input
Sistem input terbagi dua :
2.1. Sistem Input Berbasis Kertas
Input ke dalam sistem akuntansi di sebagian sistem akuntansi
berdasarkan pada dokumen sumber yang diisi secara manual dengan tulisan tangan.
Dokumen tersebut dikumpulkan dan dikirim ke operasi komputer untuk dicek apakah
ada kesalahan dan untuk diproses.
Fase input terdiri dari :
i)
Persiapan dan pengisian dokumen sumber
Dokumen sumber seperti penjualan
order disiapkan secara manual. Kesalahan yang mungkin terjadi pada tahap ini
diminimalkan dengan merancang dokumen sumber yang baik dan mudah dipahami.
ii)
Pengiriman dokumen sumber ke bagian pengolahan data
Bacth control dan register data
yang dikirim merupakan pengendalian dasar atas transfer data antara depertemen
penggunaan dengan depertemen pengolahan data.
iii)
Data Entry
Setelah dokumen sumber (seperti
faktur) diterima oleh depertemen pengolahan data, dokumen tersebut secara
manual diketikkan menggunakan terminal data atau PC dan kemudian disimpan
didalam disk.
iv)
Teknik Program Editing Data
Pengeditan data bisa diterapkan
untuk setiap struktur data(karakter, field, record, dan file). Teknik editing
yang paling mendasar berperan untuk memastikan bahwa semua field data memuat
hanya karakter yang valid.
2.2. Sistem Input Tanpa Kertas
Sistem input tanpa kertas (paperless) sering disebut sistem
input online, transaksi direkam langsung kedalam jaringan komputer, dan
kebutuhan untuk mengetikan dokumen sumber dieliminasi. Sistem tanpa kertas
menawarkan otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan sistem berbasis
kertas.
Salah satu masalah dengan sistem tanpa kertas adanya
hilangnya peluang untuk melakukan pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit.
Sistem ini terbagi dua :
i)
Sistem input tanpa kertas yang memerlukan intervensi
manusia
Adanya berbagai jenis sistem
input tanpa kertas dimana pengguna memasukkan transaksi langsung kedalam komputer. Sistem ini
mencakup sistem entry online dan sistem identifikasi otomatis seperti point of
sales (POS).
Transaksi sistem input tanpa
kertas yang melibatkan intervensi manusia biasanya diproses melalui dua fase :
1. Input
(entry) data dan editing data :
Program pengeditan data secara
utuh pada sistem input tanpa kertas sering dijalankan pada saat transaksi
direkam ke dalam sistem. Sekali transaksi diterima oleh sistem, transaksi akan
diproses segera ataupun pada suatu waktu nanti.Jika transaksi tersebut menunggu
untuk diproses, maka tambahan editing data dapat dijalankan.
2. Pengiriman
data ke sistem aplikasi host :
Dalam sistem tanpa kertas yang
terpusat, transaksi biasanya diinput langsung ke dalam komputer pusat melalui
terminal data. Dalam sistem yang terdesentralisasi dan terdistribusi, transaksi
mungkin saja dimasukkan ke dalam salah satu komputer dan kemudian segera
ditransfer ke komputer lain untuk diproses.
ii)
Sistem input tanpa kertas yang tidak memerlukan
intervensi manusia
Transaksi yang sepenuhnya otomatis,
pemprosesan transaksi dari awal sampai akhir tidak melibatkan intervensi
manusia. Salah satu aplikasi yang menggunakan teknologi ini adalah networked
vending machine (NVM), Contoh NVM adalah pompa bahan bakar POS.
Aplikasi pengolahan transaksi
yang sepenuhnya otomatis yang juga penting adalah electronic data interchange
(EDI) dan electronic fund transfer (EFT).
2. Sistem Pemrosesan
2.1. Sistem Pemrosesan Berbasis Kertas
Secara virtual semua sistem berbasis kertas dalam pengolahan
atau pemrosesan transaksi biasanya berorientasi batch. Sistem pemprosesan
berorientasi bacth : transaksi direkam ke dalam komputer secara perkelompok dan
diproses secara periodik.
Pemprosesan bacth dapat dijalankan dengan memperbarui file
yang diakses secara :
i)
Pemprosesan bacth dengan memperbarui file berurutan
Banyak sistem yang berorientasi bacth dan
berbasis kertas yang menggunakan pemprosesan file berurutan untuk memperbarui
master file.pemproses seperti ini biasanya mencakup beberapa tahap :
·
Mempersiapkan file transaksi. Pertama melakukan
editing data dan validasi. Kemudian record di dalam file transaksi diurutkan
sesuai urutan di dalam master file.
·
Memperbarui master file. Record di dalam file
transaksi dan master file diacak satu demi satu, dicocokkan dan dituliskan ke
satu master file baru untuk mencerminkan pembaruan sesuai dengan yang
diinginkan.
·
Mempebarui buku besar. Buku besar diperbarui
untuk mencerminkan perubahan di dalam master file.
·
Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo
dan laporan-laporan yang lain.
ii)
Pemprosesan bacth dengan mempebarui file akses acak
Dapat dilakukan dengan beberapa
cara :
·
Aplikasi faktur baru : aplikasi ini menyimpan
file piutang dagang.
·
Pemprosesan bukti penerimaan kas : Pembayaran
pelanggan diterima di dalam satu kotak pos khusus.
2.2. 2.Sistem Pemprosesan Tanpa Kertas
Dilakukan dengan
dua cara :
i)
Pemprosesan bacth dalam sistem pemprosesan tanpa kertas
Pemprosesan bacth dalam sistem tanpa kertas serupa dengan
pemprosesan bacth dalam sistem berbasis kertas. Perbedaan utama adalah ayat
jurnal diganti dengan ekuivalen elektroniknya, dan buku besar diperbarui secara
otomatis pada saat program bacth dijalankan secara periodik. Pembaruan file
berurutan maupun akses acak dapat digunakan.
ii)
Pemprosesan real time dalam sistem pemprosesan tanpa
kertas
Manfaat utam sistem tanpa kertas adalah memungkinkan
pemprosesan dijalankan real-time. Sistem real-time online (OLRS) memproses
transaksi langsung setelah diinputkan ke dalam sistem dan dapat langsung
menghasilkan output untuk pengguna.
3. Sistem Keluaran
Sistem output dapat berbasis kertas, tanpa kertas, atau
kombinasi antara keduanya. Sistem yang berorientasi bacth dan berbasis kertas
dengan pemprosesan file berurutan biasanya menghasilkan banyak output.
Sistem tanpa kertas yang online dan real-time cenderung
menghasilkan sedikit ouput.Sistem ini sangat penting di perushaan besar,karena
perusahan besar sangat tidak praktis untuk mencetak ratusan atau bahkan ribuan
record.
Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil
proses merupakan output yang valid dan apakah output didistribusikan dengan
benar. Laporan harus dikaji ulang oleh supervisor di dalam depertemen pengguna
untuk mengecek kewajaran dan kualitas
laporan jika dibandingkan dengan laporan periode lalu.
Kelompok pengendalian Electronic Data Processing (EDP) yang
terpisah sering dibentuk untuk memonitor operasi EDP. Kelompok pengendalian EDP
ini biasanya merupakan bagian dari fungsi audit internal.
Sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar