Contoh Sistem dalam perusahaan

1.        Sistem Perusahaan dalam Perkrutan Karyawan
Menurut Simamora (1997:246) untuk menciptakan suatu sistem rekrutmen yang efektif para manajer dan manajer sumber daya manusia, seyogyanya menerapkan beberapa hal, antara lain:

1.        Mendiagnosis seefektif mungkin (berdasarkan kendala waktu, sumber daya finansial, dan  ketersediaan staff pelaksana yang ada) faktor-faktor lingkungan dan organisasional yang mempengaruhi posisi yang perlu diisi dan aktivitas rekrutmen.

2.        Membuat deskripsi, spesifikasi, dan standart kinerja yang rinci.

3.        Menentukan tipe individu-individu yang sering dikaryakan oleh organisasi dalam posisi yang sama.

4.        Menentukan kriteria-kriteria rekrutmen.

5.        Mengevaluasi berbagai saluran dan sumber rekrutmen

6.        Menyeleksi sumber rekrutmen yang kemungkinan menghasilkan kelompok kandidat yang paling besar dan paling sesuai pada biaya yang serendah mungkin.

7.        Mengidentifikasikan saluran-saluran rekrutmen untuk membuka sumber-sumber tersebut, termasuk penulisan iklan, menjadwalkan program rekrutmen.

8.        Menyeleksi saluran rekrutmen yang paling efektif biaya.

9.        Menyusun rencana rekrutmen yang mencakup daftar aktivitas dan daftar untuk menerapkannya.

2.        Sistem Penerima Telepon Yang Benar

Langkah-langkah untuk menangani telepon masuk adalahsebagai berikut:

1.        Identifikasi Nama Diri atau Perusahaan dengan cara Sebutkan nama anda, nama perusahaan nama bagian atau nomor telepon diikuti dengan ucapan salam.

2.        Jika telepon masuk berasal dari luar perusahaansebutkan nama perusahaan atau nomor telepon perusahaan.

3.        Jika telepon masuk berasal dari lingkunganperusahaan sendiri sebutkan nama bagian atau nomor extention.

4.        Lakukan Penyaringan Topik Pembicaraan untuk menghindari pembicaraan yang sifatnya rahasia atau pembicaraan yang bukan merupakan kewenangannya. Disamping itu juga dimaksudkan untuk mengurangi kesibukan kantor yang tidak perlu.dengan cara :

1)       Mengidentifikasi nama dan nomor teleponpenelepon

2)       Menanyakan alamat yang ingin dituju

3)       Menanyakan maksud pembicaraan

5.        Pelayanan telepon jika yang dituju sedang didak ada di tempat, maka penerima telepon harus dapat memberi keterangan yang sebenarnya dengan jelas tapi tidak mendetail. Misalnya :

1)       Pimpinan sedang menerima tamupenting.

2)       Bapak sedang bicara,

3)       ApakahBapak/Ibu/Saudara inginmeninggalkan pesan?

4)       Pimpinan ada keperluan keluarga.

5)       Bapak tidak masuk kantor, Ada pesan yang dapat sayasampaikan?

6.        Usahakan memperoleh identitas penelepon secaralengkap, dengan cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan misalnya sebagai berikut:

1)       Kalau boleh tahu dengan siapa dan nomor berapasaya bicara?

2)       Bapak/Ibu/Saudara ingin bicara dengan siapa?

3)       Boleh saya tahu hal apa yang ingin dibicarakan?

4)       Dst sesuai kebutuhan.

7.        Mencatat Pesan Telepon Masuk

8.        Setiap pesan dari penelepon perlu diinformasikan kepada alamat yang dituju. Oleh karena itu, perlu dicatat. Hal-hal yang perlu dicatat meliputi: hari, tanggal, jam, nama, instansi, nomor telepondan isi pesan, serta idenditas penerima telepon.

3.        Sistem penggajian karyawan

1. Data kehadiran seluruh  Karyawan yang sudah berupa rekapan per hari,  pada tanggal cut off sudah diperiksa ulang tentang kebenarannya dan siap dijadikan data penggajian.
2. Departemen HRD (bagian Pay Roll) menerima data kehadiran yang sudah valid untuk diproses penggajiannya orang per orang.
3. Departemen HRD (bagian Pajak Pph 21) menghitung atau mengoreksi pajak gaji baik yang gajinya ada kenaikan, atau yang ada perubahan status keluarga (tambah anak atau dari bujang menjadi kawin dan lain-lain).
4. Departemen HRD (bagian Pay Roll) setelah menerima rekapan revisi perhitungan pajak gaji dari bagian pajak, membuat Slip gaji dan daftar Gaji seluruh Karyawan untuk dikoreksi dan dimintakan tanda tangan Manajer HRD.
5. Departemen Keuangan menerima Daftar Gaji dan Slip Gaji seluruh Karyawan dari Dept HRD untuk dikoreksi secara menyeluruh baik perhitungan gaji take home pay-nya masing-masing Karyawan maupun perhitungan pajak gajinya.
6. Apabila Departemen Keuangan menemukan ada kesalahan hitung atau salah ketik, harus segera mengembalikannya ke Dept HRD atau cancel.
7. Apabila Dept. Keuangan hasil evaluasinya tidak menemukan kesalahan pada Daftar Gaji/Slip Gaji tersebut, maka wajib menanda-tanganinya dan membuat cek tunai/bilyet giro sebesar jumlah  gaji seluruh Karyawan lalu menyerahkannya kepada Pimpinan Perusahaan.
8. Pimpinan Perusahaan menerima dan menanda tangani Daftar Gaji seluruh Karyawan dan cek tunai/bilyet giro untuk tranfer gaji Karyawan via Bank yang ditunjuk.
9. Bank yang ditunjuk menerima daftar gaji dan cek/bilyet  transfer ke rekening pribadi masing-masing Karyawan pada tanggal yang telah ditentukan.
10. Karyawan pada tanggal penggajian yang telah ditentukan, mengambil gajinya melalui kartu ATM  Bank yang ditunjuk, dengan rentang waktu selama 24 jam per hari.
11. Selesai